Podkarpacka Krajowa Administracja Skarbowa informuje, że od 1 lutego 2026 roku zacznie obowiązywać w Polsce Krajowy System e-Faktur, który będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców wystawiających i otrzymujących faktury.
Aby prawidłowo przygotować się do wejścia w życie tych istotnych zmian w fakturowaniu, zachęcamy do poszukiwania informacji w tej sprawie w urzędach skarbowych i na stronach internetowych Krajowej Administracji Skarbowej, w tym na ksef.podatki.gov.pl.
Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:
- Wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz
- Nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.
KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący każdej wystawionej fakturze.
Aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie. Uwierzytelnić może osoba wskazana przez podmiot na podstawie złożonego do Urzędu Skarbowego dokumentu ZAF-FA – formularz jest załącznikiem do wiadomości. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej).
Termin wdrożenia obowiązkowego KSeF jest 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich podmiotów, które będą generowały faktury ustrukturyzowane (XML) w programie księgowym (lub przy pomocy darmowych narzędzi Ministerstwa Finansów) i wysyłały je do centralnego systemu, który je weryfikuje, nadaje unikalny numer i Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
WAŻNE od 01 lutego 2026r.!
Aby móc pobierać z KSeF faktury zakupowe od kontrahentów, które zobligowane są do wdrożenia KSeF od 01 lutego 2026r. (tj. podmioty, które wraz z kwotą podatku przekroczyli wartość sprzedaży w 2025 r. 200 mln zł). Najczęściej są to operatorzy telekomunikacyjni, firmy leasingowe, sprzedawcy paliw, energii elektrycznej, paliwa gazowego, wody, samorządy etc.
W przypadku konsumentów oraz podmiotów zagranicznych pozostaje bez zmian.
Jakich dokumentów nie przesyła się do KSeF?
Do KSeF nie przesyła się faktur proforma, faktur wewnętrznych, dowodów wewnętrznych, not uznaniowych ani not obciążeniowych, rachunków w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Z dniem 1 lutego 2026 r. zostaną uchylone przepisy dotyczące not korygujących, zatem nie będą one wystawiane w KSeF ani poza KSeF.
Więcej wyjątków opisane jest w poradniku KSEF: Zakres obowiązkowego KSeF – KSeF (Krajowy System e-Faktur)
Proces wystawienia faktury jest dostępny na stronie internetowej: Informacje ogólne KSeF 2.0 – KSeF (Krajowy System e-Faktur), wiele zależy czy będą Państwo bezpośrednio korzystać z darmowych narzędzi KSeF (aplikacja mobilna, którą można pobrać ze sklepu Aplikacja mobilna KSeF – ważne, aby pobierać wersję 2.0 lub szukać w Google Play lub App Store) czy za pomocą dotychczasowego programu do wystawienia faktur, który uprzednio należy dostosować i zaopatrzyć w niezbędne narzędzia do komunikacji z KSeF
Na dzień dzisiejszy najważniejsze jest nadanie uprawnień osobom reprezentującym konkretne osoby prawne – wystarczy upoważnić jedną osobę, aby ta mogła dokonać kolportażu uprawnień do pracy z KSeF.
KROKI DO WDROŻENIA:
1) Dostarczenie do US (e_doręcznie lub biuro podawcze) wypełnionego Formularza ZAW-FA podpisanego zgodnie z reprezentacją podmiotu, gdzie upoważnia się jedną osobą do pracy z KSEF (potem przez nią następuję dalszy kolportaż uprawnień w systemie KSeF) – najlepiej dokonać tego do końca stycznia 2026r.
2) Po złożeniu, a następnie weryfikacji formularza ZAF-FA Urząd Skarbowy przychodzi wiadomość email: Powiadomienie dotyczące uprawnień w KSeF – gdzie w treści znajduje się: Na podstawie złożonego zawiadomienia ZAW-FA w dniu … dokonano wprowadzenia wniosku o numerze …………………………… Dane Udzielającego uprawnienie: ………………………..
3) PODJAĆ KROKI LOGOWANIA do KSeF przez osobę uprawnioną, której dane znajdują się na drugiej stronie Formularza ZAW-FA:
· Logowanie się do systemu Krajowy system e-faktur za pośrednictwem strony: Zaloguj – Krajowy System e-Faktur
· Należy wpisać nr NIP podmiotu i kliknąć uwierzytelnij, wygeneruje się dokument, następnie klik w podpisz – przechodzimy do: zalogować się do- podpisz dokument za pomocą profilu zaufanego- dalej to wybieramy wygodną formę przez bank lub login i hasło;
· Następnie po poprawnym przejściu procedury logowania, widoczna będzie menu kontekstowe, z lewej strony wybieramy nadaj uprawnienie, następnie rozwijamy i wybieramy osobie fizycznej posługującej się nr pesel do pracy w KSeF w profilu zaufanym …
· W odpowiednich polach wpisujemy:
· PESEL: ……………………………
· Imię: ………………………..
· Nazwisko:……………………………………
· Rozwijamy menu uprawnienia i odznaczamy w nich:
· wystawianie faktur
· przeglądanie faktur
· Przeglądanie historii sesji
· Po wpisaniu danych i odznaczeniu klikamy nadaj uprawnienia, pojawi się komunikat, że może to potrwać kilka minut i przy pomyślnym nadaniu uprawnienia pojawi się komunikat:
Zakończono pomyślnie
Twój wniosek o uprawnienie został prawidłowo złożony i obsłużony.
ID uprawnionego: PESEL:…………………………… uprawnień: …………………………………
Ważne: w zależności od potrzeb należy dokonać wyboru pomiędzy:
· wystawianie faktur
· przeglądanie faktur
· Przeglądanie historii sesji
· Nadawaniu dalszych uprawnień
4) Logowanie do systemu Zaloguj – Krajowy System e-Faktur przez konkretne osoby do pracy w KSeF.
Więcej informacji na: https://ksef.podatki.gov.pl/
